Prima di iniziare un’indagine bisogna capire che cosa si vuole accertare e per quale motivo.

Sembra una questione semplice, ma è proprio durante questo confronto che possono emergere aspettative poco realistiche, informazioni da verificare o richieste che non possono essere accolte.

Il mandato investigativo è l’incarico scritto con cui il cliente affida al professionista determinati accertamenti. Definisce l’oggetto del lavoro e permette di chiarire le condizioni prima di avviare l’attività.

Nel mio lavoro dedico attenzione a questo passaggio.

Dopo oltre trent’anni di professione, so quanto un equivoco iniziale possa pesare sull’intera indagine. Chi si rivolge a me deve poter comprendere che cosa propongo di fare, quali siano i limiti e come verrà documentato ciò che emergerà.

Prima della firma: quale problema deve risolvere l’indagine?

Una richiesta come «vorrei sapere tutto su questa persona» non individua un obiettivo sul quale posso lavorare.

Devo comprendere quale rapporto esista tra il cliente e la persona interessata, quali fatti abbiano fatto nascere il problema e quale diritto o interesse si intenda tutelare. Il fatto di conoscere qualcuno, o di essere disposti a sostenere il costo dell’indagine, non basta a giustificare qualsiasi accertamento.

Un esempio può essere la richiesta di verificare un’attività lavorativa non dichiarata da parte di un ex coniuge che percepisce un assegno di mantenimento. Occorre capire quali informazioni siano già disponibili, che cosa risulti dai provvedimenti e quali circostanze possano avere rilievo per una successiva valutazione del legale.

La domanda iniziale diventa così più precisa: quali comportamenti possono essere osservati e documentati per chiarire quella situazione?

Questo confronto può anche portare a sconsigliare l’indagine. Se il problema può essere risolto attraverso un documento già disponibile o un accertamento del proprio avvocato, considero corretto dirlo prima di assumere l’incarico.

Perché il mandato investigativo deve essere scritto

Per le investigazioni difensive e le attività finalizzate a far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, l’articolo 8 delle Regole deontologiche del Garante prevede un incarico scritto. L’atto deve specificare il diritto da esercitare o il procedimento penale collegato, i principali fatti che giustificano l’indagine e un termine ragionevole per concluderla. L’investigatore non può avviare autonomamente la raccolta dei dati.

Nel rapporto con il Cliente, mettere per iscritto l’incarico permette inoltre di verificare che entrambi abbiamo compreso lo stesso problema.

Chi firma deve sapere quali accertamenti sta affidando.

Da parte mia, devo avere elementi sufficienti per valutarne la legittimità e organizzare il lavoro.

Che cosa deve essere chiarito nel conferimento dell’incarico

Prima della sottoscrizione verifico l’identità del mandante e il titolo in base al quale richiede l’attività. Se la richiesta proviene da un’azienda, occorre chiarire anche chi abbia il potere di conferire l’incarico per suo conto.

Devono poi risultare comprensibili l’oggetto degli accertamenti e la loro finalità.

Espressioni generiche come «controllare il dipendente» o «raccogliere informazioni sul coniuge» lasciano aperte troppe questioni.

Nel caso di un lavoratore, per esempio, bisogna individuare le condotte sospette e la loro possibile rilevanza. Una richiesta di verifica su determinati comportamenti durante un’assenza per malattia è diversa da un controllo indistinto sulla vita privata.

Le informazioni del Cliente servono a inquadrare la situazione, ma devono essere descritte per quello che sono. Un fatto osservato personalmente, una notizia ricevuta da altri e una supposizione hanno un peso diverso già nella valutazione iniziale.

Per approfondire i confini dell’attività, ho spiegato separatamente cosa può fare e cosa non può fare un investigatore privato.

Durata dell’indagine e organizzazione del lavoro

Il periodo dell’incarico va distinto dalle singole attività sul campo.

Una finestra di diversi giorni può servire a osservare una situazione nei momenti pertinenti, tenendo conto delle informazioni disponibili e di ciò che emerge. Non significa necessariamente una presenza continuativa per l’intero periodo.

Prima di iniziare spiego al cliente l’impostazione proposta e su quali elementi si basa. Se conosco giorni, luoghi o circostanze potenzialmente significativi, posso valutare un’attività mirata. Se le informazioni sono scarse, anche la pianificazione ne risente.

Poi c’è la realtà del lavoro: un’abitudine può cambiare, uno spostamento può saltare, una circostanza ritenuta importante può rivelarsi irrilevante.

Questi sviluppi richiedono una valutazione. Un’eventuale prosecuzione va motivata e concordata, chiarendo anche le condizioni economiche.

Preventivo, spese e attività comprese

Il Cliente deve poter capire quale impegno economico sta assumendo.

Nel preventivo e negli accordi collegati all’incarico occorre chiarire l’importo, l’IVA, le spese comprese e quelle eventualmente escluse. Anche le condizioni di pagamento devono essere leggibili prima della firma.

Va precisato che cosa verrà consegnato al termine del lavoro e come saranno gestite eventuali prestazioni successive, compresa la testimonianza, quando necessaria.

La richiesta di pochi giorni di attività, da sola, non permette di stabilire un prezzo attendibile. Contano gli spostamenti, gli orari, il numero di operatori necessari e le difficoltà del caso. Per questo preparo il preventivo dopo aver compreso la situazione.

Se durante il lavoro emerge l’opportunità di un’attività aggiuntiva, ne discuto con il Cliente prima di assumere nuovi impegni.

Aggiornamenti e nuove richieste durante l’indagine

Prima dell’avvio concordo come mantenere i contatti.

È utile sapere quale recapito utilizzare e in quali momenti il cliente possa parlare con riservatezza.

Gli aggiornamenti servono anche a valutare l’andamento del lavoro.

Possono emergere informazioni che rendono opportuno proseguire, modificare l’organizzazione oppure fermarsi.

Una nuova richiesta, però, deve essere valutata autonomamente. Se durante un’indagine il Cliente chiede accertamenti su un’altra persona o per una finalità diversa, occorre verificarne i presupposti e, quando necessario, formalizzare un’integrazione o un nuovo incarico.

La firma iniziale non è un’autorizzazione a estendere le ricerche a chiunque.

La firma del cliente non rende lecita qualsiasi attività

Il mandato investigativo non consente accessi abusivi a telefoni, account o banche dati riservate. Neppure una clausola con cui il Cliente dichiari di assumersi ogni responsabilità può autorizzare una condotta illecita.

Anche i dati richiesti devono essere pertinenti all’obiettivo. Il principio di minimizzazione previsto dal GDPR impone di limitare il trattamento a quanto necessario rispetto alla finalità perseguita.

Per questo, prima di ricevere documentazione particolarmente delicata, preferisco chiarire che cosa serva. Inviare tutto ciò che si possiede su una persona può esporre inutilmente informazioni che non hanno alcuna utilità per il lavoro.

Che cosa aspettarsi al termine dell’incarico

Il mandato deve individuare gli accertamenti da svolgere. Non può stabilire in anticipo ciò che verrà scoperto.

Il mio compito è verificare e documentare i fatti.

Le risultanze possono confermare il sospetto iniziale, chiarirlo solo in parte oppure non fornire elementi a suo sostegno. La relazione deve descrivere ciò che è stato effettivamente accertato, distinguendolo dalle informazioni ricevute e dalle valutazioni.

Anche il possibile impiego giudiziario della documentazione richiede attenzione: dipende dal caso, dalle modalità di acquisizione e dalle regole del procedimento. Non discende automaticamente dalla firma del mandato.

Ricevo presso il mio ufficio di Roma, in Via della Farnesina 15, zona Ponte Milvio.

Durante la consulenza preliminare esamino personalmente la richiesta e valuto se vi siano i presupposti per proporre un’attività investigativa.

Consulenza e preventivo sono gratuiti e senza impegno.

Prima di affidarmi un incarico, il cliente deve avere il tempo di leggerlo e di chiedermi chiarimenti su ciò che non comprende.

Massimiliano Altobelli – Investigatore Privato – Massimiliano Altobelli Investigazioni